Πώς φτιάχνονται η απομαγνητοφώνηση και τα πρακτικά AI;

Από κάθε ηχογραφημένη κλήση το ΈργοMeeting κρατά μια απομαγνητοφώνηση, και από αυτήν η τεχνητή νοημοσύνη γράφει πρόχειρα πρακτικά που ελέγχει άνθρωπος. Μια κλήση χωρίς ηχογράφηση δεν έχει κανένα από τα δύο. Όλα βρίσκονται στην καρτέλα Ηχογραφήσεις της αίθουσας.

Τι είναι η απομαγνητοφώνηση;

Γράφεται στη γλώσσα του γραφείου και αποθηκεύεται στο ΈργοCloud σε δύο αρχεία, .txt με την ώρα κάθε φράσης και .vtt για υπότιτλους, που μετρούν στον χώρο του γραφείου. Το κουμπί Απομαγνητοφώνηση κατεβάζει το .txt. Μένει και όταν διαγραφεί το αρχείο της ηχογράφησης.

Πώς γράφονται τα πρακτικά;

Αν στις Λειτουργίες είναι ενεργό το «Τα πρακτικά AI γράφονται αυτόματα», ξεκινούν μόλις έρθει η απομαγνητοφώνηση· αλλιώς τα ζητά με το Σύνταξη πρακτικών AI όποιος ξεκίνησε την ηχογράφηση ή ένας οργανωτής (όποιος έφτιαξε την αίθουσα ή ανοίγει και κλείνει αίθουσες). Κάθε κλήση έχει ένα σύνολο πρακτικών:

Στην τεχνητή νοημοσύνη πηγαίνουν η απομαγνητοφώνηση, το όνομα της αίθουσας και τα ονόματα των συμμετεχόντων. Τα πρακτικά χρεώνονται σε μονάδες ανά δεκάλεπτο της κλήσης και τα πληρώνει το γραφείο της αίθουσας· αν οι μονάδες δεν φτάνουν, γράφουν «Περιμένει μονάδες» και ξαναδοκιμάζονται κάθε λεπτό. Αν η τεχνητή νοημοσύνη δεν είναι διαθέσιμη στο γραφείο, γράφουν «Η AI δεν είναι διαθέσιμη στο γραφείο» και δεν ξαναδοκιμάζονται μόνα τους· σε αυτά, όπως και σε όσα δεν συντάχθηκαν, το Σύνταξη πρακτικών AI εμφανίζεται ξανά.

Πώς ελέγχονται και εγκρίνονται;

Τα πρακτικά έρχονται ως πρόχειρο, «AI — ελέγξτε». Όποιος ξεκίνησε την ηχογράφηση ή ένας οργανωτής από το γραφείο της αίθουσας διορθώνει την περίληψη, αφαιρεί όποια γραμμή δεν στέκει και πατά Έγκριση· κρατιέται ποιος ενέκρινε και πότε. Ο υπεύθυνος μιας ενέργειας δεν αλλάζει εδώ.

Πώς γίνεται μια ενέργεια εκκρεμότητα;

Σε εγκεκριμένα πρακτικά, κάθε ενέργεια έχει το κουμπί Εκκρεμότητα, μία φορά η καθεμιά, για όποιον τα εγκρίνει και δημιουργεί εκκρεμότητες:

Η εκκρεμότητα παίρνει τον τίτλο και την προθεσμία· σε αίθουσα έργου δένεται με το έργο. Ανατίθεται στον υπεύθυνο αν είναι μέλος του γραφείου της αίθουσας· αλλιώς μένει χωρίς υπεύθυνο — το ίδιο και όταν το αρχείο της ηχογράφησης έχει ήδη διαγραφεί.

Πώς φαίνονται στις Αναφορές;

Η αναφορά πρακτικών μιας αίθουσας, στις Αναφορές, έχει την ενότητα Πρακτικά AI (εγκεκριμένα): μόνο όσα ενέκρινε άνθρωπος, με το ποιος και πότε. Μια αναφορά με πρακτικά AI ανοίγει μόνο σε όποιον μπορεί να δει καθένα από τα πρακτικά που περιέχει — στην οθόνη, στην εκτύπωση και στο PDF.

Ποιος βλέπει τι;

Τα έργα, στο γραφείο σας, τα διαχειρίζονται: