Πώς δουλεύει το email του γραφείου;

Το γραφείο έχει δική του διεύθυνση email. Τη βλέπετε στο ΈργοMail, στη στήλη αριστερά, ως Η διεύθυνση του γραφείου. Ό,τι φτάνει εκεί ανοίγει συζήτηση στο ΈργοMail, και η απάντησή σας φεύγει από την ίδια διεύθυνση. Αν αλλάξει το όνομα του γραφείου στη διεύθυνση, η παλιά διεύθυνση συνεχίζει να φτάνει στο ίδιο γραφείο. Πώς διαβάζετε και απαντάτε το λέει το άρθρο Πώς διαβάζω και απαντώ στα μηνύματα του γραφείου;.

Τι γίνεται με τα συνημμένα που έρχονται;

Κρατιούνται μαζί με το email: ως 10 αρχεία σε κάθε email, το καθένα ως 10 MB και όλα μαζί ως 25 MB — PDF, εικόνες, έγγραφα Office, DWG/DXF και ZIP. Μετρούν στον χώρο του γραφείου στο ΈργοCloud, στη γραμμή Email γραφείου της Σύνοψης· στα Μεγαλύτερα αρχεία τα βρίσκετε με την επιλογή Email. Με το Σε έργο… ένα συνημμένο συνδέεται με ένα έργο, χωρίς αντίγραφο· από τα αρχεία του έργου βγαίνει με την Αφαίρεση από το έργο και μένει στο email — δεν διαγράφεται από εκεί.

Ό,τι δεν κρατιέται — άλλος τύπος, μεγαλύτερο αρχείο, γεμάτος χώρος ή συμπληρωμένο ημερήσιο όριο συνημμένων του γραφείου — γράφεται στη συζήτηση με το όνομά του και τον λόγο· το email φτάνει κανονικά. Αν ένας αποστολέας στείλει πάρα πολλά email μέσα σε μία ώρα, ή φτάσουν στο γραφείο πάρα πολλά συνολικά, όσα περισσεύουν δεν ανοίγουν συζήτηση και δεν κρατιούνται ούτε το κείμενο ούτε τα συνημμένα τους.

Πώς βλέπω ένα email με τη μορφοποίησή του;

Ένα email που φτάνει ανοίγει πρώτα ως απλό κείμενο. Αν ο αποστολέας το έστειλε μορφοποιημένο, κάτω από το κείμενο βρίσκετε τη Μορφοποίηση, και με το Απλό κείμενο επιστρέφετε. Οι εικόνες από το διαδίκτυο δεν φορτώνονται, ώστε ο αποστολέας να μη μαθαίνει πότε ανοίξατε το μήνυμα· με την Εμφάνιση εικόνων φορτώνονται για αυτό το email, αυτή τη φορά. Ένας σύνδεσμος που γράφει ένα όνομα αλλά πηγαίνει αλλού έχει δίπλα του προειδοποίηση με τον πραγματικό προορισμό.

Ποιος βλέπει τα email του γραφείου;

Όποιος έχει το δικαίωμα Μηνύματα γραφείου — προβολή· απαντά όποιος έχει και το Μηνύματα γραφείου — απάντηση και διαχείριση, και μεταφέρει στα Διαγραμμένα όποιος έχει το Μηνύματα γραφείου — διαγραφή. Και τα συνημμένα τους στο ΈργοCloud τα βλέπει μόνο εκείνος. Ένα συνημμένο που αποθηκεύεται στα αρχεία ενός έργου το ανοίγουν και όσοι βλέπουν το περιεχόμενο του έργου — μόνο το αρχείο, όχι το email.

Τι γίνεται με τα ανεπιθύμητα;

Ένα ανεπιθύμητο email πηγαίνει στα Ανεπιθύμητα: δεν ανοίγει συζήτηση, δεν στέλνει ειδοποίηση και τα συνημμένα του δεν κρατιούνται — μόνο τα ονόματά τους. Ανεπιθύμητο είναι ένα email που δεν περνά τον έλεγχο της διεύθυνσης του αποστολέα του, φέρνει εκτελέσιμο αρχείο — ακόμη και μέσα σε ZIP — ή είναι σχεδόν μόνο σύνδεσμοι.

Με το Δεν είναι ανεπιθύμητο το email ανοίγει συζήτηση και ο αποστολέας του γίνεται έμπιστος: τα επόμενα email του δεν σημειώνονται ανεπιθύμητα επειδή έχουν πολλούς συνδέσμους, εφόσον η διεύθυνσή του περνά τον έλεγχο. Ένα email που δεν περνά τον έλεγχο ή φέρνει εκτελέσιμο αρχείο πηγαίνει πάντα στα Ανεπιθύμητα.

Τι γίνεται με μια συζήτηση που διαγράφω;

Πηγαίνει στα Διαγραμμένα του κουτιού της: κάθε κουτί έχει τα δικά του, και τα Διαγραμμένα ενός προσωπικού κουτιού τα βλέπει μόνο ο κάτοχός του. Εκεί μένει 30 ημέρες· η γραμμή της λέει πόσες απομένουν. Με την Επαναφορά επιστρέφει στη λίστα, και αν φτάσει νέο email στη συζήτηση επιστρέφει μόνη της. Μετά τις 30 ημέρες, ή με το Άδειασμα, διαγράφεται οριστικά μαζί με τα email και τα συνημμένα της· ένα συνημμένο που είναι συνδεδεμένο με έργο μένει στο έργο.

Στέλνω αρχεία ως συνημμένα ή ως σύνδεσμο;

Δεν χρειάζεται να το αποφασίσετε. Τα αρχεία που διαλέγετε φεύγουν μέσα στο μήνυμα όσο χωρούν — το όριο το γράφει το παράθυρο του νέου μηνύματος· τα υπόλοιπα, ξεκινώντας από τα μεγαλύτερα, φεύγουν ως σύνδεσμοι ΈργοCloud. Δίπλα σε κάθε αρχείο βλέπετε αν θα σταλεί ως συνημμένο ή ως σύνδεσμος.

Για τους συνδέσμους διαλέγετε τη Διάρκεια συνδέσμου. Ένας σύνδεσμος που στάλθηκε φαίνεται στη συζήτηση, στους Σύνδεσμοι αρχείων, και με το Λήξη τώρα σταματά να ανοίγει αμέσως.

Τι σημαίνει «Δεν παραδόθηκε»;

Ότι το email δεν έφτασε στον παραλήπτη — συνήθως ο διακομιστής του το επέστρεψε. Η σύντομη αιτία φαίνεται κάτω από το email στη συζήτηση.

Αν μια διεύθυνση επιστρέψει ένα email οριστικά ή ο παραλήπτης το σημειώσει ως ανεπιθύμητο, το γραφείο δεν της ξαναστέλνει· ένα νέο email προς αυτήν σταματά με μήνυμα πριν φύγει. Μια προσωρινή επιστροφή δεν την κλείνει.

Αν πολλά από τα email της τελευταίας εβδομάδας επιστρέψουν ή σημειωθούν ως ανεπιθύμητα, η αποστολή email του γραφείου σταματά και στο ΈργοMail εμφανίζεται μια λωρίδα που το λέει. Τα εισερχόμενα συνεχίζουν κανονικά. Η αποστολή ανοίγει ξανά όταν το ελέγξει η ομάδα της Εργοθήκης.

Μπορεί ένα μέλος να έχει δικό του email;

Ναι, όταν το πακέτο του γραφείου περιλαμβάνει το προσωπικό email. Όποιος διαχειρίζεται τα μέλη το δημιουργεί στο ΈργοMail › Ρυθμίσεις › Διευθύνσεις — για κάθε ενεργό μέλος, όποιος κι αν είναι ο ρόλος του· το μέλος δεν το δημιουργεί μόνο του. Μια διεύθυνση στο ergothiki.gr δεν αλλάζει και δεν δίνεται ποτέ σε άλλον. Αν το γραφείο έχει συνδέσει δικό του domain, οι νέες διευθύνσεις φτιάχνονται εκεί, και το ergothiki.gr μένει επιλογή. Στο δικό σας domain ένα όνομα αλλάζει ελεύθερα ή αφαιρείται, όσο το κουτί κρατά και άλλη διεύθυνση, και ένα κουτί παίρνει και Δεύτερη διεύθυνση στο ίδιο domain (στέλνει πάντα από την κύρια)· ένα κουτί που έχει μόνο το ergothiki.gr παίρνει όνομα και στο domain με το Στο domain, και η παλιά διεύθυνση συνεχίζει να φτάνει στο ίδιο κουτί. Αν ο ιστότοπος του γραφείου έχει ήδη δικό του domain με επιβεβαιωμένη κυριότητα, το ΈργοMail το προτείνει στο Το domain σας και το συνδέει με ένα πάτημα, χωρίς δεύτερη εγγραφή TXT.

Ένα μέλος χωρίς το δικαίωμα Μηνύματα γραφείου ανοίγει το ΈργοMail μόνο με το δικό του κουτί: δεν βλέπει το κουτί, τους αριθμούς και τις ρυθμίσεις του γραφείου, και στέλνει μόνο από τη δική του διεύθυνση.

Στις Ρυθμίσεις του ΈργοMail, στα Τα δικά μου, η Λήψη των δεδομένων μου ετοιμάζει όλη την αλληλογραφία του δικού σας κουτιού σε ένα αρχείο ZIP — κάθε email ως αρχείο .eml και έναν κατάλογο. Το κατεβάζετε μόνο εσείς· ο σύνδεσμος ισχύει 24 ώρες και το αρχείο μένει 7 ημέρες.

Όταν ένα μέλος διαγράφεται από το γραφείο, το προσωπικό του κουτί κλείνει: δεν δέχεται νέα email, δεν το ανοίγει κανείς — ούτε ο ιδιοκτήτης του γραφείου — και τα μηνύματά του διαγράφονται οριστικά μετά από 30 ημέρες. Η διεύθυνσή του δεν δίνεται ποτέ σε άλλον.

Η ομάδα υποστήριξης της Εργοθήκης δεν βλέπει την αλληλογραφία σας. Αν τη χρειάζεται για ένα αίτημα υποστήριξης, ο ιδιοκτήτης του γραφείου μπορεί, από το ίδιο το αίτημα, να της ανοίξει το κουτί του γραφείου για 24, 48 ή 72 ώρες, και κάθε μέλος το δικό του κουτί από δικό του αίτημα. Η πρόσβαση είναι μόνο για ανάγνωση, κάθε άνοιγμα γράφεται στο Ιστορικό του γραφείου και ανακαλείται όποτε θέλετε.

Ό,τι φτάνει στη δική σας διεύθυνση το βλέπετε μόνο εσείς — ούτε ο ιδιοκτήτης του γραφείου — και μόνο εσείς ειδοποιείστε· το ίδιο ισχύει για τα συνημμένα του στο ΈργοCloud. Μετρούν στον χώρο του γραφείου, στη γραμμή Προσωπικά email της Σύνοψης· όποιος διοικεί το γραφείο βλέπει μόνο πόσο χώρο πιάνουν όλα τα προσωπικά κουτιά μαζί, ποτέ τι περιέχουν. Σε ένα νέο μήνυμα, στο Από διαλέγετε αν θα φύγει από τη δική σας διεύθυνση ή από τη διεύθυνση του γραφείου. Ποια είναι επιλεγμένη από την αρχή το ορίζετε στις Ρυθμίσεις του ΈργοMail, στο Από ποια διεύθυνση στέλνω· μια απάντηση φεύγει πάντα από τη διεύθυνση της συζήτησης. Αν το πακέτο πάψει να περιλαμβάνει το προσωπικό email, τα νέα μηνύματα πηγαίνουν στο email του γραφείου, με μια γραμμή που λέει σε ποιον γράφτηκαν.

Πώς φαίνονται τα email που στέλνει το γραφείο;

Στο ΈργοMail, οι Ρυθμίσεις έχουν δύο καρτέλες. Την Γραφείο την αλλάζει όποιος αλλάζει τις ρυθμίσεις του γραφείου, και ισχύει για κάθε email που φεύγει από το γραφείο. Εκεί διαλέγετε το Πρότυπο email: το Κενό — η προεπιλογή, μόνο το κείμενο και η υπογραφή —, το Α · Απλό με λογότυπο και όνομα επάνω, τη Β · Ταινία με μια ταινία στο χρώμα του γραφείου ή την Γ · Κάρτα με υπογραφή-κάρτα. Για το χρώμα υπάρχουν τέσσερα έτοιμα και το Άλλο χρώμα· ένα χρώμα πάνω στο οποίο δεν διαβάζεται λευκό κείμενο δεν γίνεται δεκτό.

Το λογότυπο, το όνομα και τα στοιχεία του γραφείου έρχονται από τις Ρυθμίσεις → Γραφείο → Στοιχεία γραφείου και Λογότυπο, και αλλάζουν εκεί, για όλα μαζί. Κάθε email φεύγει και ως απλό κείμενο, για όποιον δεν βλέπει μορφοποίηση, και κλείνει με τη γραμμή «Στάλθηκε με την Εργοθήκη». Τα email της ίδιας της Εργοθήκης — πρόσκληση, κωδικός, ειδοποιήσεις — δεν αλλάζουν.

Και στις δύο καρτέλες, δίπλα στη φόρμα, η Προεπισκόπηση δείχνει το email όπως θα φύγει — σε Υπολογιστής ή Κινητό — και αλλάζει μόλις αλλάξετε κάτι, πριν από την αποθήκευση. Στην καρτέλα Γραφείο, το Στείλτε μου ένα δοκιμαστικό email στέλνει στο email με το οποίο μπαίνετε ένα μήνυμα με τις αποθηκευμένες ρυθμίσεις· μετρά στο ημερήσιο όριο αποστολών.

Ποια υπογραφή μπαίνει κάτω από το email μου;

Στην καρτέλα Τα δικά μου, που είναι μόνο δική σας, γράφετε Η υπογραφή μου: όνομα, ιδιότητα, τηλέφωνο, κινητό. Το όνομά σας μπαίνει πάντα, ώστε ο παραλήπτης να ξέρει ποιος έγραψε· αν δεν γράψετε άλλο, είναι το όνομα του λογαριασμού σας. Κάτω από την υπογραφή σας μπαίνουν και τα στοιχεία του γραφείου, εκτός αν το απενεργοποιήσετε. Αν δεν έχετε γράψει δική σας υπογραφή, κάτω από το όνομά σας μπαίνει η υπογραφή του κουτιού του γραφείου από την καρτέλα Γραφείο — ή, αν είναι κενή, τα στοιχεία του γραφείου.

Πώς μαθαίνω ότι ήρθε νέο email;

Στην ίδια καρτέλα διαλέγετε τι σας στέλνουμε στο email με το οποίο μπαίνετε. Αμέσως, για κάθε νέο email — η προεπιλογή: μια σύντομη ειδοποίηση με τον αποστολέα, το θέμα και ένα κουμπί για άνοιγμα στην Εργοθήκη. Μία σύνοψη την ημέρα, στις 08:00, με την ώρα του γραφείου: όσα ήρθαν το τελευταίο εικοσιτετράωρο στα κουτιά που βλέπετε και δεν τα έχετε ανοίξει εσείς — ως 10 γραμμές και ο αριθμός των υπολοίπων· αν δεν υπάρχει κανένα, δεν στέλνεται τίποτα. Καμία: κανένα email. Σε κάθε περίπτωση το νέο email φαίνεται στο ΈργοMail και στο καμπανάκι.

Το ίδιο το email — το κείμενο και τα συνημμένα του — δεν φεύγει ποτέ από την Εργοθήκη, ούτε προωθείται ολόκληρο σε άλλο γραμματοκιβώτιο: έτσι τα στοιχεία των πελατών μένουν σε ένα μέρος, η συζήτηση δεν χωρίζεται στα δύο και η διεύθυνση του γραφείου δεν κινδυνεύει να σημειωθεί ως ανεπιθύμητη.

Πώς βάζω το email στο δικό μας domain;

Στις Ρυθμίσεις του ΈργοMail, στο Το domain σας, γράφετε το domain και πατάτε Έλεγχος. Το πρώτο βήμα είναι η Κυριότητα: η σελίδα δίνει μια εγγραφή TXT με όνομα _ergothiki και μια τιμή μόνο για το γραφείο σας, που την προσθέτετε στην εταιρεία όπου βρίσκεται σήμερα το DNS του domain. Μετά το Έλεγχος — ή μόνο του, μέσα σε 72 ώρες — γράφει Επιβεβαιώθηκε και ανοίγουν τα επόμενα βήματα: οι εγγραφές, το email, οι nameservers και οι διευθύνσεις. Πριν από αυτό δεν αλλάζει τίποτα στο domain σας· αν άλλο γραφείο το επιβεβαιώσει πρώτο, το αίτημα κλείνει.

Πώς προσθέτω εγγραφή DNS — ανά εταιρεία

Η TXT της Κυριότητας μπαίνει στην εταιρεία όπου βρίσκεται σήμερα το DNS του domain: συνήθως εκεί που το αγοράσατε· αν έχετε βάλει άλλους nameservers (π.χ. της φιλοξενίας σας ή του Cloudflare), εκεί. Είναι η μόνη εγγραφή που γράφετε εσείς: στο βήμα Nameservers αλλάζετε στην ίδια εταιρεία τους nameservers, και από τότε τις εγγραφές του domain τις κρατά το ΈργοMail. Σε κάθε εταιρεία ισχύουν τα ίδια:

• Όνομα (Host): γράφετε μόνο το κομμάτι πριν από το domain· η εταιρεία προσθέτει μόνη της το υπόλοιπο. Για το to-grafeio-sas.gr η TXT γράφεται _ergothiki. Με ολόκληρη τη διεύθυνση η εγγραφή καταλήγει σε λάθος όνομα (_ergothiki.to-grafeio-sas.gr.to-grafeio-sas.gr) και δεν βρίσκεται. Εγγραφή στην ίδια τη ρίζα του domain γράφεται συνήθως @.
• Τιμή: την επικολλάτε όπως τη δίνει η σελίδα, με το κουμπί αντιγραφής.
• TTL: η προεπιλογή ή η πιο μικρή τιμή που προσφέρεται.

Papaki

Στο μενού δεξιά Domains & Products → το domain → Domain & DNS → DNS Management → Edit DNS zone. Εκεί +Add, διαλέγετε τον τύπο της εγγραφής, γράφετε το όνομα (για τη ρίζα το πεδίο μένει κενό — η Papaki δεν θέλει @), την τιμή και Save. Μη σβήνετε τις εγγραφές που έχει ήδη βάλει η Papaki: χωρίς αυτές σταματούν οι δωρεάν υπηρεσίες της.

Top.Host

Όταν το DNS είναι σε πακέτο φιλοξενίας της Top.Host: myTophost Panel → Plesk Login του πακέτου → καρτέλα Websites & Domains → Hosting & DNS → DNS → Add Record. Διαλέγετε τύπο, στο Domain name γράφετε το πρόθεμα (κενό για τη ρίζα), την τιμή, και στο τέλος Update.

GoDaddy

Domain Portfolio → το domain (σελίδα Domain Settings) → DNS → Add New Record → τύπος. Στο Name γράφετε το πρόθεμα χωρίς το domain (@ για τη ρίζα), την τιμή και Save. Αν το domain έχει Domain Protection, η GoDaddy ζητά και κωδικό επιβεβαίωσης.

Namecheap

Domain List (αριστερά) → Manage δίπλα στο domain → καρτέλα Advanced DNS → Add New Record → TXT Record ή CNAME Record. Στο Host το πρόθεμα (@ για τη ρίζα), στο Value η τιμή → Save All Changes.

Cloudflare

Το domain → DNS → Records → Add record → τύπος, όνομα (το πρόθεμα), τιμή → Save. Σε εγγραφή CNAME το Proxy status γίνεται DNS only (γκρι σύννεφο), όχι Proxied (πορτοκαλί): έτσι ορίζει το Cloudflare για ιστότοπο που φιλοξενείται αλλού και για εγγραφές επιβεβαίωσης. Οι TXT είναι πάντα DNS only.

Hostinger

Με φιλοξενία: Websites → ο ιστότοπος → Advanced → DNS Zone Editor. Μόνο domain: Domains → το domain → DNS / Nameservers. Συμπληρώνετε τύπο, Name (το πρόθεμα, @ για τη ρίζα), τιμή και TTL (η προεπιλογή αρκεί) → Add Record. Ισχύει όταν το domain έχει τους nameservers της Hostinger.

Άλλη εταιρεία

Στη σελίδα του domain ψάχνετε «DNS», «Ζώνη DNS», «DNS Management» ή «Advanced DNS» → νέα εγγραφή → τύπος → όνομα χωρίς το domain → τιμή → αποθήκευση. Αν δεν το βρίσκετε, γράψτε στην υποστήριξη της εταιρείας ότι θέλετε να προσθέσετε μια εγγραφή στο DNS του domain — είναι συνηθισμένο αίτημα.