Οικονομικά του γραφείου

Τα Οικονομικά δείχνουν όλα τα χρήματα του γραφείου σε ένα σημείο: ό,τι εισπράχθηκε, τα έξοδα των έργων, τα έξοδα του ίδιου του γραφείου και το κόστος εργασίας — και ό,τι μένει, το καθαρό. Τα ποσά των έργων γράφονται στο κάθε έργο· εδώ μόνο αθροίζονται.

Ποιες σελίδες έχει;

• Οικονομικά › Επισκόπηση — τα ποσά της περιόδου που διαλέγετε, από τις εισπράξεις (με ΦΠΑ) ως το καθαρό αποτέλεσμα, η πορεία των δώδεκα μηνών και οι «Πληρωμές που έρχονται».
• Οικονομικά › Εισπράξεις — κάθε είσπραξη της περιόδου, με το έργο της και αν έχει γραφτεί νόμιμη αμοιβή.
• Οικονομικά › Έξοδα έργων — τα έξοδα όλων των έργων και οι αμοιβές συνεργατών, και ό,τι μένει απλήρωτο.
• Οικονομικά › Έξοδα γραφείου — τα έξοδα του ίδιου του γραφείου: ενοίκιο, ρεύμα, λογισμικό, λογιστής… Εδώ γράφονται και διορθώνονται.
• Οικονομικά › Πάγιοι λογαριασμοί — οι λογαριασμοί που επανέρχονται· κάθε περίοδός τους γίνεται μόνη της έξοδο γραφείου.
• Οικονομικά › Κόστος εργασίας — τι κοστίζει η ομάδα και πόσο από αυτό πήγε σε έργα (Πώς ορίζω και υπολογίζω το κόστος εργασίας;).

Τα έξοδα μιας περιόδου, και το αντίγραφο για τον λογιστή σας, βγαίνουν ως αναφορά «Έξοδα γραφείου»: Ανάλυση › Αναφορές › Νέα αναφορά (Η αναφορά «Έξοδα γραφείου»).

Πώς γράφω ένα έξοδο του γραφείου;

Στα Έξοδα γραφείου, με περιγραφή, κατηγορία και προμηθευτή. Αν σημειώσετε «Είναι το επίσημο ποσό (τιμολόγιο / απόδειξη)» και γράψετε καθαρό ποσό και ΦΠΑ, το έξοδο μετρά για τον λογιστή από εκείνη την ημέρα· χωρίς αυτό είναι ανεπίσημο: μετρά στα Οικονομικά, δεν πηγαίνει στον λογιστή. Το «Πληρώθηκε» κλείνει μια πληρωμή· ένα έξοδο που διαγράφετε πηγαίνει στις «Διαγραμμένες εγγραφές».

Τι είναι οι πάγιοι λογαριασμοί;

Ένας λογαριασμός που επανέρχεται (κάθε μήνα, κάθε δύο μήνες, κάθε χρόνο…) ανοίγει μόνος του κάθε περίοδο ως έξοδο. Αν το ποσό αλλάζει κάθε φορά, η περίοδος περιμένει το ποσό. Λίγες ημέρες πριν από τη λήξη, η πληρωμή εμφανίζεται στις Εκκρεμότητες και στο πλαίσιο «Πληρωμές που έρχονται» της Αρχικής· πόσες ημέρες πριν, τι εμφανίζεται και αν θα έρθει ειδοποίηση την ημέρα της λήξης (καμπανάκι και email — αρχικά κλειστή) τα ορίζετε στο Ρυθμίσεις › Οικονομικά, μαζί με τις κατηγορίες εξόδων.

Πού είναι τα παραστατικά;

Στο ΈργοCloud, στον φάκελο «Οικονομικά», μήνα μήνα: εκεί μπαίνει το αρχείο κάθε εξόδου του γραφείου μαζί με το έξοδό του. Τον φάκελο τον βλέπει μόνο όποιος βλέπει τα ποσά του γραφείου.

Πώς υπολογίζεται το καθαρό;

Το καθαρό είναι χωρίς ΦΠΑ, όπως και το αποτέλεσμα κάθε έργου: ο ΦΠΑ δεν είναι χρήμα του γραφείου. Η Επισκόπηση το δείχνει βήμα βήμα:

• Εισπράξεις (με ΦΠΑ) — ό,τι μπήκε στο ταμείο, όπως στην Αρχική.
• Καθαρά έσοδα — οι εισπράξεις χωρίς τον ΦΠΑ τους.
• Έξοδα έργων και έξοδα γραφείου — χωρίς ΦΠΑ.
• Κόστος εργασίας.
• Καθαρό αποτέλεσμα = καθαρά έσοδα − έξοδα έργων − έξοδα γραφείου − κόστος εργασίας.

Ένα έξοδο γραμμένο χωρίς καθαρό ποσό και ΦΠΑ (ανεπίσημο) δεν έχει ανάλυση ΦΠΑ: μετρά με το σύνολό του, και η Επισκόπηση λέει πόσα τέτοια έξοδα υπάρχουν, με σύνδεσμο προς αυτά. Τα έξοδα του γραφείου δεν μοιράζονται στα έργα: το αποτέλεσμα ενός έργου μένει το δικό του.

Καθαρό ή «Συνεισφορά έργων»;

Στο Ομάδα › Χρόνος & κόστος η Συνεισφορά έργων κάθε μήνα είναι ό,τι άφησαν τα έργα: οι συμφωνημένες αμοιβές μείον τους συνεργάτες, τα έξοδα των έργων και τον χρόνο της ομάδας στα έργα. Δεν αφαιρεί τα έξοδα του γραφείου ούτε τον χρόνο εκτός έργων — γι' αυτό είναι μεγαλύτερη από το καθαρό. Το καθαρό του γραφείου είναι μόνο εδώ, στην Επισκόπηση.

Ποιος βλέπει τι;

Τα Οικονομικά τα βλέπει όποιος βλέπει τα ποσά του γραφείου:

Έξοδα γραφείου και πάγιους λογαριασμούς γράφει και διορθώνει:

Το Κόστος εργασίας θέλει το δικό του δικαίωμα. Όποιος δεν το έχει δεν το βλέπει πουθενά στα Οικονομικά, και το καθαρό του φαίνεται χωρίς κόστος εργασίας («Καθαρό (χωρίς κόστος εργασίας)»), ώστε να μην προκύπτει με αφαίρεση: